Programa de gestión documental

Reglamento interno de archivo

 

Gestión documental

Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida en la entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Teniendo en cuenta lo señalado en el Decreto 2609 de 2012, los instrumentos archivísticos son elementos fundamentales para que la gestión documental de una entidad cumpla su finalidad, por ello es importante clasificar los documentos en debida forma, elaborar el Cuadro de Clasificación Documental¿ y definir el tiempo en que las series y subseries documentales se van a archivar en la entidad, levantando las tablas de Retención Documental-TRD y de valoración Documental-TVD.

Cuadro de clasificación documental

El Cuadro de Clasificación Documental - CCD es un instrumento archivístico que contiene el listado de todas las series y susbseries documentales, con su correspondiente codificación, que se construye a lo largo de la historia institucional de la Secretaría Distrital de Ambiente.

Tabla de retención documental

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y qué debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

  • Tabla de retención documental-TRD (Adoptada por la resolución No. 01042)
OCI - Oficina de Control Interno OPEL - Oficina de Participación Educación y Localidades
OAC- Oficina Asesora de Comunicaciones SGCD - Subsecretaría General y de Control Disciplinario
DPSIA - Dirección de Planeación y Sistemas de Información Ambiental SPPA - Subdirección de Políticas y Planes Ambientales
SPCI - Subdirección de Proyectos y Cooperación Internacional DCA - Dirección de Control Ambiental
SCASP - Subdirección de Control Ambiental al Sector Público SRHS - Subdirección de Recurso Hídrico y del Suelo
SSFFS- Subdirección de Silvicultura Flora y Fauna Silvestre SCAAV -  Subdirección de Calidad del Aire, Auditiva y Visual
SEGAE - Subdirección de Ecourbanismo y Gestión Ambiental Empresarial
SER - Subdirección de Ecosistemas y Ruralidad DLA - Dirección Legal Ambiental
DGC - Dirección de Gestión Corporativa SF - Subdirección Financiera
Subdirección Contractual  

 

Programa de gestión documental

En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, el Decreto 2609 de 2012 y la Ley 1712 de 2014, se debe publicar el Programa de Gestión Documental- PGD de la Secretaría Distrital de Ambiente. Este documento señala parte de la planeación estratégica del proceso de gestión documental de la entidad, indicando las estrategias a implementar en corto, mediano y largo plazo, para el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos y de programas específicos. El PGD se encuentra articulado con el Plan Estratégico Institucional y el Plan de Acción Anual, fue aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo y adoptado mediante la Resolución 047 de 2015.

  • Programa de Gestión documental
  • Resolución No 03226 de 2018 

Plan institucional de archivos - PINAR

Es un instrumento para la planeación de la función archivística, el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la entidad.
Este Plan debe ser el resultado de un proceso dinámico al interior de la entidad, que requiere de la cooperación, articulación y coordinación permanente ante la alta dirección y los responsables de las áreas de archivo, tecnología, planeación, jurídica y los productores de la información, entre otros; con el fin de orientar los planes, programas y proyectos a corto, mediano y largo plazo, que permitan desarrollar la función archivística de la entidad en un período determinado.

Eliminaciones documentales por aplicación de TRD

En el Formato Único de Inventario Documental FUID, se presenta la relación de documentos proyectados a eliminar que ya cumplieron su tiempo de retención de acuerdo a la TVD (Tabla de Valoración Documental)  los cuales deben ser aprobados por el Comité del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo de la Entidad y a su vez serán publicados por 30 días en la página de transparencia de la entidad.
 

Sistema integrado de conservación - SIC (Aprobada y adoptada por la resolución No. 02320)

 

Transferencias secundarias

"Proceso técnico, administrativo y legal mediante el cual se entrega a los archivos históricos , los documentos que de conformidad con las tablas de valoración y las tablas de retención han cumplido su tiempo de retención en la etapa de archivo central respectivamente, lo cual implica un cambio en el responsable de la tenencia y administración de los documentos de archivo que supone obligaciones del receptor de la transferencia, quien asume la responsabilidad integral sobre los documentos transferidos"(Decreto 1080 de 2015, articulo 2.8.2.9.3)
 
 

 

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4-Descripción- Serie Correspondencia - niv. Exp.xls

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