Tabla de retención documental
Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y qué debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.
Banco Terminológico
En virtud de lo establecido en el artículo 2.8.2.5.8 Instrumentos archivísticos para la gestión documental del Decreto 1080 de 2015, la Secretaría Distrital de Ambiente pone a disposición el Banco Terminológico resultado del análisis de la propuesta de actualización de las Tablas de Retención Documental que se esta presentando a la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá para su convalidación técnica.
Según la definición del Archivo General de la Nación ¿el instrumento archivístico elaborado por el Archivo General de la Nación, el cual estandariza la denominación de series y subseries documentales producidas en razón de las funciones administrativas transversales a la administración pública. Además, se constituye en una herramienta que facilita los procesos de valoración de documentos y elaboración de Tablas de Retención Documental al ofrecer tiempos mínimos de retención documental y una propuesta de disposición final.¿
Este instrumento archivístico le permitirá al usuario interno y externo, servidoras y servidores públicos, así como a las ciudadanas y ciudadanos en general, apropiarse de un lenguaje normalizado para las denominaciones de las series y subseries documentales en las que se agrupa la producción documental de la Secretaría Distrital de Ambiente y que se registran en las tablas de retención documental TRD y en el Cuadro de Clasificación Documental CCD.
1.Importancia del banco terminológico
El banco terminológico de la Secretaria Distrital de Ambiente es importante porque permite:
- Identificar la producción documental resultado de las funciones procesos y procedimientos.
- Clasificar e identificar los documentos en agrupaciones documentales (series y subseries documentales)
- Estandarizar y normalizar la denominación de series y subseries documentales producidas por la entidad.
- Facilitar la clasificación de documentos que están reflejados en los procesos y procedimientos actualizados.
- Aplica indistintamente para cualquier soporte documental.
- Determina la unidad administrativa que tiene asignada la función relacionada con el referente funcional, ésta corresponderá a la Sección o Subsección, series y subserie del Fondo documental.
- Permite controlar y evaluar las series documentales de las dependencias productoras de las registradas en las TRD y CCD, con el fin de ajustarla y actualizarlas cuando sea requerido.
- Mejora la gestión institucional y misional de la entidad, al ser una herramienta que describe la trazabilidad de las series y subseries documentales utilizadas en la Entidad.
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Estructura del Banco Terminológico
- ÁREA DE IDENTIFICACIÓN: Contiene la siguiente información: Fondo, código de la dependencia, nivel de descripción, nombre de la dependencia, estado de la serie (nueva, se mantiene, trasladada), Serie (Termino general), si la Serie es misional o transversal, Subserie (termino específico), si la Subserie es misional o transversal, Nombre del proceso al que esta asociada la serie o subserie documental, No. del procedimiento y nombre del procedimiento.
2. ÁREA DE CONTENIDO: Contiene la siguiente información: justificación normativa que da origen a la producción documental, Contenido a través del cual se explica la Serie y Subserie documental y los tipos documentales que conforman la agrupación documental (Serie o Subserie).
3. ÁREA DE VALORACIÓN: Contiene la siguiente información: Tiempo de retención en fase de gestión (AG) en fase central (AC) y disposición final con el respectivo concepto de valoración.
4. ÁREA DE DESCRIPCIÓN: Contiene la siguiente información: Información de la dependencia que lideró la construcción del presente banco terminológico, normatividad asociada a la agrupación documental (serie y subserie documental) y la fecha en que se realizó la elaboración del instrumento archivístico.
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