"La Secretaría Distrital de Ambiente, reconociendo la importancia y utilidad que reviste mantener el cuadro de clasificación así como la tabla de retención documental TRD, para garantizar una correcta organización de sus archivos y salvaguarda del patrimonio documental de la entidad, se permite informar que ha venido trabajando en la actualización de los instrumentos archivísticos mencionados y esta adelantando las gestiones para lograr su convalidación por parte del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá." 

Una vez se surta dicha convalidación, la información será publicada según lo establezca la normatividad legal vigente

 

Gestión documental

Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida en la entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Teniendo en cuenta lo señalado en el Decreto 1080 de 2015, los instrumentos archivísticos son elementos fundamentales para que la gestión documental de una entidad cumpla su finalidad.

 

  1. Política de Gestión Documental

 

La política de gestión documental en el Estado Colombiano, se encuentra acorde con el artículo  2.8.2.5.6 del Decreto 1080 de 2015, y se entiende como el conjunto de directrices establecidas por una entidad para tener un marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica.

No obstante la política se convierte en un conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte que se articula con las dependencias de la Secretaria Distrital de Ambiente, lo cual permite establecer una metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información.

La política de gestión documental promueve mecanismos para salvaguardar la memoria institucional, fortalecer el patrimonio documental y garantizar el cumplimiento misional de la entidad al responder con eficacia y eficiencia.

Descargue la política de Gestión Documental 

  2. Cuadro de Clasificación Documental (CCD).

El Cuadro de Clasificación Documental - CCD es un instrumento archivístico que contiene el listado de todas las series y subseries documentales, con su correspondiente codificación, que se construye a lo largo de la historia institucional de la Secretaría Distrital de Ambiente.

Descargue la Cuadro de clasificación documental  

3. Plan Institucional de Archivos Secretaria Distrital de Ambiente (PINAR).

 

Es un instrumento para la planeación de la función archivística, el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la entidad.
Este Plan debe ser el resultado de un proceso dinámico al interior de la entidad, que requiere de la cooperación, articulación y coordinación permanente ante la alta dirección y los responsables de las áreas de archivo, tecnología, planeación, jurídica y los productores de la información, entre otros; con el fin de orientar los planes, programas y proyectos a corto, mediano y largo plazo, que permitan desarrollar la función archivística de la entidad en un período determinado.

Descargue la Plan Institucional de Archivos 

Descargue la Resolución No 03154 de 2015, adopta el PINAR al interior de la SDA

Descargue el Acta de comité que aprueba el PINAR 

  1. Sistema Integrado de Conservación

La implementación del SIC tiene como finalidad, garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de una entidad desde el momento de la producción, durante su período de vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo con la valoración documental.

 

5 Transferencias Secundarias

"Proceso técnico, administrativo y legal mediante el cual se entrega a los archivos históricos , los documentos que de conformidad con las tablas de valoración y las tablas de retención han cumplido su tiempo de retención en la etapa de archivo central respectivamente, lo cual implica un cambio en el responsable de la tenencia y administración de los documentos de archivo que supone obligaciones del receptor de la transferencia, quien asume la responsabilidad integral sobre los documentos transferidos"(Decreto 1080 de 2015, articulo 2.8.2.9.3)

 

Eliminaciones documentales por aplicación de TRD

En el Formato Único de Inventario Documental FUID, se presenta la relación de documentos proyectados a eliminar que ya cumplieron su tiempo de retención de acuerdo a la TVD (Tabla de Valoración Documental)  los cuales deben ser aprobados por el Comité del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo de la Entidad y a su vez serán publicados por 30 días en la página de transparencia de la entidad.